Voip ویژه کسب و کارهای آنلاین

shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape

با توجه به توسعه روزافزون کسب و کارهای مجازی و اقتصاد دیجیتال، یکی از حوزه‌هایی که نیاز به ارتباط و مدیریت مخاطبان (از راه دور) را داراست، کسب و کارهای اینترنتی است. داده نگر نسل فناوری‌ و راهکارهای مبتنی بر VOIP را به صورت تخصصی در حوزه کسب و کارهای اینترنتی توسعه داده است. در این بخش به بررسی اهمیت استفاده از فناوری VOIP برای کسب و کارهای اینترنتی و راهکارهای پیشنهادی داده نگر نسل خواهیم پرداخت.

ضرورت استفاده از VOIP در کسب وکارهای اینترنتی

ایجاد راه‌های ارتباطی متنوع و فعال برای مشتریان یکی از عوامل موثر در جلب اعتماد مشتریان است. جلب اعتماد مشتریان علاوه‌بر افزایش فروش، افزایش رضایت و وفاداری را در بلند مدت در پی خواهد داشت.

در حال حاضر در میان کسب و کار‌های اینترنتی با توجه به ماهیت یک کسب و کار آنلاین، عمده راه‌های ارتباطی را گفتگو آنلاین در سایت، فرم تماس با ما، ایمیل و … تشکیل می‌دهند. راه‌های عنوان گردیده فرآیند پشتیبانی را برای کسب و کار تسهیل نموده و این امکان را می‌دهد تا هر فرد در هر زمان و مکانی خدمات پشتیبانی به مشتریان را ارائه کند.

در مقابل اما راهکار پشتیبانی با تلفن، تجربه خرید و پشتیبانی به مراتب بهتری را برای مشتریان، نسبت به دیگر راهکارها خواهد ساخت. به شرط استفاده از امکانات سیستم‌های تلفنی مبتنی بر VOIP که در ادامه به بررسی آن ها خواهیم پرداخت.

ضبط مکالمات

ضبط مکالمه یکی از مزایای استفاده از سیستم تلفنی VOIP در کسب و کارهای اینترنتی می‌باشد که سه مورد از کاربرد‌های مهم این قابلیت عبارت است از:

  • مسئولیت پذیری شرکت : با یک سوء تفاهم کوچک شرکت‌ها ممکن است درگیر پرونده‌هایی شوند که می‌تواند منجر به یک دعوای حقوقی شود. با ضبط کردن مکالمات، شرکت شما قادر خواهد بود که بسیاری از این اتفاقات را مدبریت کند.
  • بررسی عملکرد : تعامل بین اپراتورهای مرکز تماس و مشتری اهمیت بسیار زیادی دارد. همچنین بررسی عملکرد منابع انسانی همواره برای یک کسب و کار حائز اهمیت بوده است. ضبط مکالمات امکان نظارت بر مکالمات نیروی انسانی در بخش‌های مختلف را فراهم نموده و به بهبود کیفیت پاسخگویی کمک شایانی خواهد نمود.
  • رضایت مشتری : بازبینی و باز طراحی فرآیند پاسخگویی، افزایش توانمندی کارشناسان در پاسخگویی (از لحاظ دانش فنی و آداب معاشرت) فرآیند پشتیبانی را بهبود خواهد داد. بهبود فرآیند پشتیبانی افزایش رضایت مشتریان را در پی خواهد داشت.

سیستم مدیریت تماس و صف انتظار

سیستم مدیریت تماس و صف انتظار نیز یکی از امکانات کاربردی و مزایای ویپ برای کسب و کارهای اینترنتی می‌باشد. گاهی اوقات، یکی از کارمندان سازمان مشغول صحبت تلفنی با یک مشتری است، اما دیگر همکاران وی آزاد هستند و می‌توانند دیگر تماس­‌های دریافتی آن کارمند را پاسخ دهند. برنامه‌­های مدیریت تماس، استراتژی پاسخگویی گروهی را اجرا می­‌کنند. این برنامه­‌ها، تماس­‌های تلفنی را به جای یک نفر، به چندنفر ارجاع می­‌دهند. بدین ترتیب، اطمینان حاصل خواهد شد که تلفن­‌ها، نه برمبنای دسترسی پذیری یک کارمند، بلکه برحسب دسترسی پذیری کل گروه کارمندان پاسخ داده می­‌شوند.

برنامه‌­های مدیریت تماس، زمان انتظار را برای مشتریان حذف می­‌کنند و تماس­های دریافتی را به کارمندان آزاد هدایت می­‌نمایند. به این ترتیب تمام اعضای گروه بطور همزمان از دریافت تماس مطلع می­‌شوند و همه‌ی اعضا، شانس پاسخگویی به تلفن را دارند. در برخی از برنامه­‌ها، اعضا برحسب نوبت، تلفن­‌ها را پاسخ می­‌دهند؛ این بدان معناست که هر تماس تلفنی، پس از عبور از یک پنجره‌ی زمانی، به کارمند بعدی هدایت می‌­شود.

با استفاده از امکانات مدیریت تماس سیستم تلفنی مبتنی بر VOIP می‌توان مدت زمان تماس، زمان نگهداری، زمان انتظار، دایورت کردن تماس، نشان دادن شناسه‌ی تماس گیرنده، انتظار تماس، مسیریابی تماس و به طور کلی همه‌ی موارد مربوط به یک تماس را ردیابی نمود.

استفاده از شماره ثابت در هر زمان و مکان

به طور مثال در زمان دورکاری، کارکنان می‌توانند از راه دور به خدمات رسانی و پاسخگویی بپردازند و با دسترسی لحظه‌ای ، تنها با اتصال به اینترنت ، تمامی همکاران با یکدیگر در ارتباط بوده و از خدمات دورکاری استفاده نمایند.

یک شماره تجاری رسمی داشته باشید

این قابلیت یکی از جذاب‌ترین امکانات و مزایای سیستم VOIP برای کسب و کارهای اینترنتی و نو پا می‌باشد. با استفاده از این قابلیت امکان تهیه شماره تماس در تهران و فعالیت در دیگر شهر‌ها وجود دارد. ارائه یک شماره تماس ثابت به خصوص در تهران حس اعتماد را در مشتریان ایجاد می‌کند.

جایگزین کردن سیگنال‌­های اشغال با ویژگی­‌های تلفن­‌های کاری هوشمند

مخرب‌ترین و منفی‌‌ترین جنبه‌ی یک سیگنال اشغال، انتقال پیام “مخاطب در دسترس نمی‌­باشد” به مشتری است. در دنیایی که مشتری در انواع رسانه‌­های اجتماعی، ایمیل و تماس­‌های ویدئویی غرق شده است، سیگنال اشغال صرفاً یک بوق آزاردهنده نیست؛ بلکه پایان تمایل مشتری به برقراری تماس با شماست. و احتمالاً، ایشان با یکی از رقبای شما تماس خواهد گرفت.

سیستم VOIP، از مشخصات و ویژگی‌­هایی برخوردار می‌باشد که زمان انتظار تماس گیرنده را کاهش داده و تجربه‌ی ایشان از برقراری تماس تلفنی با سازمان شما را بهبود می­‌بخشد. بدین ترتیب، می‌توان تعداد تماس‌های تلفنی ناموفق را به حداقل رساند.

پخش موسیقی برای سرگرم کردن مشتریان پشت خط

شرکت تلفن و تلگراف آمریکا (AT & T) اخیراً طی پژوهشی بدین نتیجه رسیده است که مشتریانی که به مدت ۳۰ ثانیه و بدون پخش موسیقی، پشت خط منتظر می­‌مانند، تصور می­‌کنند که زمان انتظار ایشان بیش از ۹۰ ثانیه به طول انجامیده است؛ حال آنکه مشتریانی که طی همان زمان، ضمن گوش سپردن به موسیقی منتظر می‌­مانند، تصور می‌­کنند که زمان انتظار ۱۵ ثانیه بوده است. نتیجه ی این پژوهش کاملاً مشخص است: اگر مشتریان را پشت خط منتظر می‌­گذارید، یک موسیقی برایشان پخش کنید.

موسیقی انتظار، به سادگی قابل پخش است. اکثر شرکت‌­ها، موسیقی­‌های استاندارد نظیر سبک­‌های جاز و کلاسیک را به عنوان موسیقی انتظار انتخاب می‌­کنند؛ و ضمن بروزرسانی سیستم خود، امکان تغییر و انتخاب موسیقی موردعلاقه را برای مشتریان فراهم می­‌آورند. بعلاوه، شما می‌­توانید یک پیام صوتی را به عنوان موسیقی پخش کرده و طی آن، اطلاعاتی درباره ی خدمات و محصولات خود در اختیار مشتری قرار دهید.

ترغیب تماس گیرنده­‌ها به درج پیام صوتی

اگر احتمال می­‌دهید که به مدت طولانی قادر به پاسخگویی به تماس­‌های تلفنی نیستید، می‌توانید تماس­‌های دریافتی را بطور دائم به صندوق پیام صوتی انتقال دهید؛ در این صورت، مشتری به مدت طولانی پشت خط منتظر نخواهد ماند. اگر این استراتژی را انتخاب کرده‌اید، باید یک پیام خوشامدگویی صوتی برای تلفن گویای خود ضبط کنید. این پیام باید وجهه‌ای حرفه‌ای و مؤدبانه داشته باشد. بعلاوه، شما می­‌توانید یک آدرس ایمیل (یا یک راه ارتباطی دیگر) در اختیار تماس گیرنده قرار داده تا از آن راه با شما ارتباط برقرار کند. به ایشان اعلام کنید که با توجه به شرایط، بطور منظم به تماس­‌های ایشان پاسخ خواهید داد.

فکس نرم‌افزاری

با VOIP از شر دستگاه‌های پر دردسر فکس راحت شوید و از این سرویس به راحتی، در یک پنل نرم‌افزاری تحت وب و یا ایمیل خود استفاده نمایید.

استفاده از تلفن نرم‌افزاری

از جمله ویژگی‌هایی که باعث می‌شود تا هزینه راه‌اندازی سیستم تلفنی VOIP برای کسب و کارهای اینترنتی و نو پا کاهش یابد استفاده از تلفن نرم‌افزاری می‌باشد. به کمک این ویژگی برای صحبت با همکاران و یا مشتزیان خود، نیاز به تلفن سخت افزاری نخواهید داشت. شما می‌توانید از کامپیوتر و یا موبایل برای ارتباطات سازمانی خود استفاده نمایید.

برگزاری نظرسنجی تلفنی از مشتریان

نحوه کار این ماژول در سیستم VOIP  به این صورت است که هنگام ورود مشتری به صف پاسخگویی، از او خواسته می‌شود تا در پایان مکالمه، در نظرسنجی تلفنی شرکت نموده و به عملکرد اپراتور پاسخ دهنده، امتیاز دهد. بنابراین پس از پایان مکالمه، مشتری به سیستم نظرسنجی تلفنی هدایت شده و میزان رضایت‌مندی خود از پاسخگویی اپراتور و یا خدمات را با شماره‌گیری یک عدد ثبت می‌‌نماید.

ایجاد پروفایل مشتریان در سیستم تلقنی VOIP

در سیستم‌ تلفنی مبتی بر VOIP اطلاعات تماسی مشتریان بر رایانه نمایش داده و در بانک اطلاعاتی ثبت می‌گردد. در ادامه اپراتور مربوطه در حین پاسخگویی به تماس گیرنده فرمی از نیاز مشتری، زمان تماس، نیاز به پیگیری و … را تکمیل می‌نماید. فرم تکمیل گردیده در تماس‌های بعدی مشتری نمایش داده شده و دیگر اپراتور‌ها نیز با شناخت مناسب از مشتری به پاسخگویی خواهند پرداخت. همچنین در صورت مشخص نمودن حوزه فعالیت و یا نوع نیاز مخاطبان می‌توان آنان را در تماس‌های بعدی به صورت خودکار به بخش و کارشناس مربوطه هدایت نمود.

همین حالا با ما تماس بگیرید!

برای اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره تلفن ۹۱۳۰۶۵۶۱-۰۲۱ با کارشناسان ما تماس حاصل نمایید و از یک مشاوره کاملا تخصصی و رایگان بهره‌مند شوید .

تماس بگیرید

×
واتساپ
تلگرام
پشتیبانی مشتریان