نصب و راه اندازی تلفن گویا

shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape

راه اندازی تلفن گویا ، منشی تلفنی خستگی نا‌پذیر

راه اندازی تلفن گویا یا منشی دیجیتال هوشمند سال‌های زیادی است که به عنوان یک سرویس ارتباطی قدرتمند و منعطف در شرکت‌های ارائه کننده خدمات یا شرکت‌های فروش تجهیزات بسیار مورد استقبال قرار گرفته است. شاید پیش خود بگویید سیستم منشی‌‌ دیجیتال از همان سال‌های ابتدایی ورود سانترال یا حتی تلفن‌های خانگی وجود داشته است و سرویسی نیست که آن را قدرتمند، هوشمند یا منعطف بخوانیم. در سال‌های اخیر با توجه به پیشرفت و مهاجرت سیستم‌های تلفنی منسوخ مثل سانترال پاناسونیک به سمت سیستم‌های تلفنی نوین و هوشمند که به آن‌ها مرکز‌تلفن ویپ گویند، نوع سرویس‌دهی تلفن‌گویا یا همان منشی دیجیتال تغییر و به صورت کامل هوشمندانه شده است. در ادامه شما را بیشتر با منشی دیجیتال آشنا خواهیم کرد و به شما می‌گوییم که این سرویس چطور می‌تواند کسب‌و‌کار‌تان را متحول کند.

تلفن‌گویا چیست؟

حتما برای شما هم پیش آمده است که با یک شرکت تماس بگیرید و به محض برقراری ارتباط به صورت اتوماتیک شخصی شرکت را معرفی ‌کند، به شما خوش‌آمد بگوید و در ادامه واحدهای مختلف شرکت را با ذکر یک عدد نام ببرد تا شما سریع‌تر بتوانید با واحد یا شخص مورد نظرتان ارتباط برقرار کنید. به این سیستم، تلفن گویا یا منشی دیجیتال می‌گویند. یک منشی خستگی ناپذیر و ۲۴ ساعته! این سناریو از ساده‌ترین خدمات تلفن‌گویا است.

خدمات تلفن‌گویا یکی از مهم‌ترین بخش‌های مرکزتلفن VOIP است. در واقع یک ماژول نرم‌افزاری بر روی یک مرکزتلفن VOIP است که می‌تواند در ساده‌ترین حالت افراد تماس‌گیرنده را به واحدهای مختلف سازمان راهنمایی کند یا به صورت حرفه‌ای و برنامه‌ریزی شده، به طور مثال از مشتریان شرکت شما برای دریافت پشتیبانی کد مشتری بگیرد، به صورت هوشمندانه یک مسابقه تلفنی یا یک تلفن قصه‌گو راه‌اندازی کنید، ارتباط مشتری را به یک درگاه پرداخت برقرار کند یا یک سیستم نوبت‌دهی بیمارستان باشد و بسیاری قابلیت‌های هوشمندانه دیگر که در ادامه با جزئیات بیشتری توضیح خواهیم داد.

راه اندازی تلفن گویا بر روی بستر مرکز تلفن VOIP

برای راه اندازی تلفن گویا در شرکت خود، ابتدا باید بستر مناسب آن را فراهم کنید. اولین قدم، داشتن یک شبکه کابلی یا بیسیم داخلی پایدار است که معمولا اکثر شرکت‌ها این بستر ارتباطی را به دلیل وجود کامپیوتر و اینترنت داخلی دارند. پس نگران اضافه کردن کابل یا تجهیزات اضافی نباشید.

قدم بعدی که مهم‌ترین قدم برای داشتن یک منشی‌ دیجیتال هوشمند است، داشتن یک مرکز تلفن تحت شبکه است. مرکز تلفن ویپ در واقع وظیفه مدیریت تماس‌های شما را که تلفن گویا بخشی از آن است، دارد. با توجه به ماهیت نرم‌افزاری مرکز ‌تلفن برای استقرار نیازمند یک سرور برای سرویس‌دهی خواهد بود. سیستم منشی دیجیتال هوشمند یک ماژول نرم‌افزاری از مرکز تلفن قدرتمند VOIP است که پس از پیاده‌سازی کامل مرکز تلفن VOIP با توجه به نیاز هر کسب‌و‌کار پیاده‌سازی خواهد شد. پیش از راه‌اندازی تلفن‌گویا باید اطلاعاتی را به شرح زیر در اختیار کارشناس استقرار سیستم تلفن تحت شبکه قرار دهید:

  • تمام نیازتان و هر چیزی که در ذهنتان می‌گذرد را صراحتا به مجری پروژه‌تان بگویید. این مهم‌ترین بخش برای طراحی سناریو بر اساس شرح نیازتان است. مثلا اگر ‌همیشه پشت میزتان نیستید و بخشی از روز را خارج از شرکت به سر می‌برید و نمی‌خواهید تماسی را از دست بدهید حتما اعلام کنید. اگر نیاز به صندوق صوتی برای دریافت انتقادات و پیشنهادات دارید، یا می‌خواهید مثلا با وارد کردن یک عدد آدرس شرکت، شماره حساب یا هر اطلاعات دیگر برای تماس‌گیرنده پخش شود به صورت کامل توضیح دهید.
  • بر اساس سلیقه و بودجه‌ای که در نظر گرفته‌اید برای ضبط صدا به صورت استودیویی یا توسط خودتان تصمیم بگیرید.
  • متن خوش‌آمد‌گویی و پیامی که می‌خواهید پخش شود را آماده کنید. مثلا: “سلام، شما با شرکت داده نگر نسل تماس گرفته اید، برای ارتباط با واحد فروش عدد یک، برای …”
  • پس از تهیه متن، پیش از راه‌اندازی تلفن گویا، اعداد تخصیص یافته به داخلی‌ها یا گروه‌های کاری را مشخص کنید. مثلا اگر داخلی اول جهت ارتباط با گروه فروش است، داخلی‌های کارشناسان فروش را برای کارشناس استقرار مشخص کنید.

راه‌اندازی تلفن گویا جزئیات فنی بیشتری دارد که باید کارشناس پیاده‌سازی برای شما شرح دهد. مثلا می‌توانید تعیین کنید کسی بتواند به صورت مستقیم یک داخلی را بگیرد یا خیر، فردی که تماس می‌گیرد چند بار امکان وارد کردن عدد اشتباه را داشته باشد، وقتی به انتهای پیام خوش‌آمدگویی رسید، پیام تکرار شود، به یک داخلی مثلا اپراتور وصل شود یا مجدد پیام خوش‌آمدگویی از ابتدا پخش شود. پیاده‌سازی سرویس‌های هوشمند مثل منشی دیجیتال نیازمند بررسی و توجه به شرح‌نیاز دقیق مدیر یک کسب‌و‌کار و یک تیم حرفه ای خدمات VOIP دارد. به صورت کلی موارد یک تا چهار مهم‌ترین گزینه‌هایی هستند که پیش از پیاده‌سازی باید با آن توجه کنید.

راه اندازی تلفن گویا چطور به کسب‌و‌کار شما کمک ‌می‌کند؟

اگر بخواهیم به صورت خلاصه مزیت راه اندازی تلفن گویا را برای کسب‌و‌کارتان بگوییم، در واقع این سرویس همانطور که از نام دیگرش، منشی تلفنی پیداست وظیفه مدیریت تماس‌های ورودی شما را به صورت هوشمندانه، دقیق و در ۲۴ ساعت شبانه روز دارد. راه اندازی تلفن گویا در شرکت شما برای شخصی که اولین بار با شما تماس می‌گیرد، ویترین شرکت‌تان است. شما حتی اگر یک کسب‌و‌کار کوچک داشته باشید، با استفاده از منشی دیجیتال هوشمند شرکت‌تان را سازمان یافته و منظم نشان می‌دهید. معرفی شرکت، خوش‌آمدگویی و نام بردن دپارتمان‌های مختلف مخصوصا با یک صدای گوینده می‌تواند در اولین قدم ارتباط با مشتری بسیار برای‌تان سودمند و باعث جلب توجه و اعتماد شود.

از دیگر مزیت‌های راه اندازی تلفن گویا که می‌تواند به کسب‌و‌کار شما کمک کند، ارتباط فرد تماس‌گیرنده بدون معطلی با واحد یا شخصی است که قصد ارتباط با او را دارد. فرض کنید این سرویس وجود نداشت و منشی یک شرکت به صورت سنتی به این تماس‌ها پاسخ می‌داد و به واحد‌های مختلف وصل می‌کرد. در این شرایط شما به عنوان مدیر یک کسب‌و‌کار باید یک نیرو تمام وقت، صرفا برای پاسخگویی به این تماس‌ها استخدام می‌کردید. علاوه بر این موضوع، مشتریان شما می‌توانند روی تلفن‌گویا و در صندوق صوتی برای شما پیام بگذارند، فکس خود را ارسال کنند، پیام‌ها و سوالات متداول مثل آدرس، شماره حساب و ساعت‌کاری را گوش کنند و بسیاری قابلیت دیگر که فعلا به همین توضیحات مختصر بسنده می‌کنیم و در ادامه شما را با سودمندی‌های هوشمندانه منشی دیجیتال بیشتر آشنا می‌کنیم.

سودمندی‌های پنهان راه اندازی تلفن گویا

هر وقت صحبت از تلفن گویا یا منشی‌دیجیتال می‌شود معمولا تنها چیزی که به ذهنمان می‌رسد همان پیام خوش‌آمدگویی است که همه‌جا شنیده‌ایم. اما این سرویس مهم از خدمات ویپ توانایی ارائه خدمات بسیار گسترده‌تری را نیز دارد که شاید تا به حال به ذهن شما خطور نکرده باشد. با توجه به اینکه راه‌اندازی تلفن‌گویا هوشمند یکی از خدمات مرکز تلفن VOIP که در واقع یک سیستم تلفنی کد‌باز است محسوب می‌شود، امکان برنامه‌نویسی و پیاده سازی انواع نیازمندی‌های شرکت‌ها را در هر نوع کسب‌و‌کار دارد. اصطلاح کدباز به پلتفرم‌هایی گفته می‌شود که تمامی متخصصان امکان دسترسی به هسته نرم‌افزار و تغییرات را دارند. مرکز تلفن ویپ شرکت داده نگر نسل این قابلیت را به شما می‌دهد تا بتوانید بر اساس نیاز، هرگونه شخصی‌سازی را انجام دهید. در ادامه تعدادی از انواع ماژول‌های متداول از خدمات تلفن‌گویا که فراتر از یک سیستم خوش‌آمدگویی هستند معرفی خواهیم کرد.

۱- سیستم نوبت دهی

شاید برای‌تان پیش آمده باشد که برای دریافت نوبت با یک کلینیک یا بیمارستان تماس گرفته باشید و پس از معرفی و پیام خوش‌آمدگویی از شما خواسته است تا زمان حضور خود و پزشک مرتبط را انتخاب کنید و به این صورت نوبتی برای شما در یک تاریخ و ساعت خاص ثبت می‌شود. این سیستم نوبت‌دهی در واقع بر روی تلفن گویا پیاده سازی شده است و یکی از خدمات ویپ محسوب می‌شود.

۲- سیستم تیکتینگ تلفنی

از دیگر مزایای راه اندازی تلفن گویا می‌توان به ماژول تیکیتینگ تلفنی که یکی دیگر از سرویس‌هایی است که بر روی ماژول منشی دیجیتال و مرکز تلفن ویپ پیاده‌سازی می‌شود، اشاره کرد. مشتریان شما با شماره پشتیبانی تماس می‌گیرند و مشکل سیستم خود را به صورت یک صدا برای کارشناس مربوط ثبت می‌کنند. کارشناس پشتیبانی مربوطه پس از دریافت تیکت صوتی می‌تواند اقدامات لازم را برای خدمات پشتیبانی ارائه نماید.

۳- سیستم ثبت اطلاعات کارجویان به صورت تلفنی

شرکت‌های کاریابی همواره در جست‌وجو و جمع آوری اطلاعات کارجویان و کارفرماها هستند. معمولا شرکت‌هایی در این حوزه موفق هستند که بتوانند دیتابیس بزرگی از این مشخصات داشته باشند. علاوه بر ثبت اطلاعات کارجویان و کارفرماها به صورت کاغذی و اینترنتی، امکان ثبت اطلاعات به صورت صوتی بر روی یک تلفن گویا هوشمند نیز خواهد بود. مزیت استفاده از این سیستم برای کارفرماها، شنیدن لحن معرفی کارجو خواهد بود.

۴- سیستم رزرواسیون تلفنی

بسیاری از کسب‌و‌کارها مثل هتل‌ها، مراکز فروش بلیط و… که برای ارائه خدمت نیاز به رزرواسیون از پیش دارند، می‌توانند از این سیستم استفاده کنند. مثلا فردی با یک هتل تماس می‌گیرد، سیستم پس از خوش‌آمدگویی از کاربر می‌خواهد تا تاریخ اقامت خود را وارد کند. در صورت خالی بودن اتاق، اطلاعات ثبت و در صورت نیاز به یک درگاه پرداخت بانکی جهت پرداخت متصل خواهد شد. اگر در تاریخ مورد نظر اتاقی خالی نباشد نیز سیستم به صورت اتوماتیک به فرد تماس‌گیرنده اعلام خواهد کرد.

۵- سیستم هوشمند پشتیبانی

بسیاری از شرکت‌هایی که بخشی به عنوان خدمات پشتیباتی دارند، با این مشکل مواجه شدند که افرادی که در لیست مشتریان‌شان نیستند برای دریافت پشتیبانی یا حل مشکلاتشان با مرکز‌ پشتیبانی تماس برقرار می‌کنند. این موضوع باعث می‌شود که شرکت نتواند به مشتریان خودش سرویس مناسب بدهد. زیرا زمان زیادی را با افرادی که مشتری این کسب‌و‌کار نیستند می‌گذراند. یکی دیگر از انواع خدمات تلفن گویا، استفاده از شماره مشتری است. زمانی که فردی با بخش پشتیبانی شرکت شما تماس می‌گیرد تنها با وارد کردن شماره مشتری خود می‌تواند با کارشناسان پشتیبانی صحبت کند، در غیر اینصورت به طور مثال به بخش فروش متصل خواهد شد.

۶- تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفنی

یکی دیگر از سرویس‌های هوشمندی که روی تلفن گویا پیاده سازی می‌شود، تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفنی است. در واقع شخصی که با شماره‌های اعلام شده تماس می‌گیرد، می‌تواند بر اساس سلیقه خود در منوی صوتی تلفن قصه‌گو داستان خود را انتخاب و گوش کند. مسابقات تلفنی نیز با همین شرایط برگزار می‌شوند. شاید برایتان سوال پیش بیاید که داشتن این مدل تلفن گویا که ممکن است ساعت‌ها خطوط شرکت را اشغال کند چه سودی دارد؟ در بین انواع خطوط مخابراتی، خطی به نام IN وجود دارد که بر حسب دقیقه، هزینه‌ای مازاد برای ارائه خدمت، به حساب تماس‌گیرنده یا قبض تلفن اضافه می‌کند. بنابراین درآمد چنین کسب‌و‌کارهایی بر اساس میزان مکالمات افراد تماس‌گیرنده خواهد بود.

تبریک! به زودی کسب‌وکار موفق‌تری خواهید داشت.

اگر تا اینجای این مطلب را مطالعه کرده‌اید پس حتما عزمتان برای یک تغییر و تحول اساسی در کسب و کارتان جزم شده است! تا اینجای مقاله با مزیت‌های راه‌اندازی تلفن‌گویا آشنا شده‌اید، حالا می‌دانید که منشی دیجیتال فقط یک پاسخگوی خودکار یا یک پخش‌کننده پیام خوش‌آمدگویی نیست و می‌تواند بسیار هوشمندانه‌تر به کسب‌و‌کار شما کمک کند. برای داشتن این منشی دیجیتال خستگی‌ناپذیر و ۲۴ ساعته نیازمند تجربه کافی و یک تیم متخصص جهت پیاده‌سازی و پیکربندی خواهید بود. همانطور که گفته شد تلفن گویا ویترین و اولین راه ارتباط شما با مشتریان احتمالی‌تان است، بنابراین پایداری و کیفیت این سیستم برای هر کسب‌و‌کاری بسیار مهم خواهد بود. شرکت داده نگر نسل با سال‌ها تجربه موفق در زمینه پیاده‌سازی مرکزتلفن VOIP و راه اندازی تلفن گویا ، آموزش و مشاوره به شرکت‌ها و ارگان‌های دولتی مختلف آماده پاسخگویی و مشاوره رایگان به شما عزیزان در زمینه خدمات تلفن گویا خواهد بود.

همین حالا با ما تماس بگیرید!

برای اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق شماره تلفن ۹۱۳۰۶۵۶۱-۰۲۱ با کارشناسان ما تماس حاصل نمایید و از یک مشاوره کاملا تخصصی و رایگان بهره‌مند شوید .

تماس بگیرید